E-procurement

Apa yang dimaksud dengan E-Procurement ?

 E-Procurement merupakan sistem pengadaan barang atau jasa dengan menggunakan media elektronik seperti internet atau jaringan komputer. E-Procurement diterapkan dalam proses pembelian dan penjualan secara online supaya lebih efisien dan efektif. E-Procurement mengurangi proses-proses yang tidak diperlukan dalam sebuah proses bisnis.

Dalam prakteknya, E-Procurement mengurangi penggunaan kertas, menghemat waktu dan mengurangi penggunaan tenaga kerja dalam prosesnya.

E-Procurement merupakan bagian dari E-Bussiness dan digunakan untuk mendesain proses pengadaan berbasis internet yang dioptimalkan dalam sebuah perusahaan.

E-Procurement tidak hanya terkait dengan proses pembelian itu saja tetapi juga meliputi negosiasi-negosiasi elektronik dan pengambilan keputusan atas kontrak-kontrak dengan pemasok. Karena proses pembelian disederhanakan dengan penanganan elektronik untuk tugas-tugas yang berhubungan dengan operasi, tugas-tugas yang berhubungan dengan strategi dapat diberi peran yang lebih penting dalam proses tersebut.

 Tugas-tugas baru yang berhubungan dengan strategi pembelian ini meliputi manajemen kontrak kepada pemasok lama maupun baru serta penciptaan struktur pasar baru dengan secara aktif mengkonsolidasikan sisi pemasokan/suplai. Sedangkan procurement system adalah sistem perangkat lunak untuk pembelian secara elektronik, yaitu pengadaan barang dan jasa.

E-Procurement terutama diterapkan pada pembelian barang-barang kecil dan tidak mahal seperti perlengkapan kantor. Pendekatan tradisional masih disukai untuk produk yang lebih mahal seperti permesinan industri kompleks. Meskipun demikian, perusahaan-perusahaan secara meningkat mengakui manfaat pengadaan bahan secara online. Pengadaan secara online membantu organisasi-organisasi untuk merancang rencana yang optimal untuk memanage rantai pasokan (supply chain).

Keuntungan E-Procurement tidak hanya meliputi penghematan uang tetapi juga penyederhanaan keseluruhan proses. Rencana-rencana yang optimal dapat dikomunikasikan dengan cepat kepada pemasok-pemasok, oleh karena itu dapat mengurangi biaya dan pemborosan yang biasanya terdapat dalam supply chain. Keuntungan E-Procurement meliputi pengurangan biaya overhead seperti pembelian agen, juga peningkatan kendali inventori, dan keseluruhan peningkatan siklus manufaktur. Sistem E-Procurement membantu perusahaan-perusahaan mengkonsolidasikan data tentang pengadaan bermacam-macam barang baik secara langsung maupun tidak langsung. Data ini memungkinkan mereka melakukan pembelian besar dan bernegosiasi dengan para pemasok untuk diskon yang lebih besar. Daripada sepuluh departemen independen berbeda, misalnya, membeli suatu produk tertentu dalam jumlah kecil, suatu sistem pengadaan yang terpusat dan terhubung dengan baik dalam organisasi akan membantu melacak kebutuhan secara periodik untuk produk tersebut dan pemesanan pembelian besar dapat disusun sesuai kebutuhan. Jika perusahaan dapat dengan mudah menunjukkan kepada pemasok bahwa ada permintaan yang konsisten, hal itu dapat mengatur pesanan pembelian. Lebih lanjut, dengan menghubungkan seluruh pesanan untuk bagian-bagian tertentu dan suplai melalui rute yang ditentukan, perusahaan pembeli dapat mengurangi jumlah transaksi yang diperlukan untuk barang-barang tersebut.

Prinsip-prinsip dari E-Procurement adalah:

·         At the right place.

·         Delivered at the right time.

·         Are of the right quality.

·         Of the right quantity.

·         From the right source.

Apakah E-Procurement mengurangi biaya dan meningkatkan profitabilitas?

Jawabannya adalah “Ya”, Saya akan membahas satu per satu prinsip-prinsip dari E-Procurement  :

At The Right Place

E-Procurement memastikan bahwa barang dikirim ke tempat yang benar. Hal ini meningkatkan efektifitas karena barang akan sampai ke tempat yang benar dengan tingkat keakuratan 100% karena jalur pengiriman sudah diatur oleh sistem.

Delivered At The Right Time

E-Procurement memastikan bahwa setiap barang dikirim tepat waktu. Hal ini juga meningkatkan efektifitas perusahaan dalam proses bisnisnya karena perusahaan bisa mendapatkan material-material yang dibutuhkan tepat waktu.

Are Of The Right Quality

E-Procurement memastikan bahwa kualitas barang yang sampai di tangan perusahaan benar-benar sama dengan yang dipesan. Hal ini meningkatkan efisiensi perusahaan karena kualitas barang yang terjamin sehingga berpotensi mengurangi kemungkinan terjadi defect.

Of The Right Quantity

E-Procurement memastikan bahwa barang yang dipesan sampai dengan jumlah yang tepat. Hal ini memastikan bahwa tidak ada kehilangan yang menyebabkan kerugian bagi perusahaan. Perusahaan juga tidak perlu mengecek jumlah barang lagi karena akan memakan waktu yang panjang dan terbuang sia-sia.

From The Right Source

E-Procurement memastikan bahwa barang yang dipesan berasal dari sumber yang benar. Hal ini sangatlah berguna untuk menghilangkan pemalsuan terhadap barang yang dipesan, sehingga mendukung efektifitas dan efisiensi perusahaan dalam proses bisnisnya.

Kesimpulan :

 E-Procurement sangat berguna dalam proses bisnis untuk mengurangi waste, namun untuk set up E-Procurement membutuhkan investasi yang cukup besar.

Inilah salah satu sebab mengapa belum semua perusahaan menerapkan E-Procurement dalam proses bisnisnya, namun jika E-Procurement diterapkan dengan benar dalam suatu bisnis, maka hasilnya akan memberikan profit kepada perusahaan.

Keuntungan utama E-Procurement meliputi menghemat uang, waktu, dan beban kerja tambahan yang normalnya berhubungan dengan pekerjaan tulis-menulis.